O investimento em tecnologia proporciona diversos benefícios para uma empresa, que vão desde a automação dos processos, até a redução de custos. Porém, para que sua utilização seja, de fato, eficaz e consiga trazer um retorno satisfatório, é preciso planejar diversos aspectos antes e durante a implementação.

Continue acompanhado e saiba mais sobre alguns desses aspectos e sua importância para o acompanhamento do ciclo do pedido na empresa.

Identifique as necessidades

O primeiro passo para implantar alguma tecnologia de forma eficaz é identificar quais são as necessidades que precisam ser cobertas pela solução. Isso ajuda a planejar melhor todos os aspectos que envolvem a implantação, de forma que os processos sejam automatizados de acordo com os objetivos.

Prepare as pessoas

Antes mesmo de começar o processo de aquisição de uma nova tecnologia que ajude a monitorar o ciclo do pedido, é recomendável preparar os colaboradores. Para que se diminua a resistência à mudança e consiga maior cooperação, é preciso expor a importância e os benefícios que a solução trará para a rotina.

Faça reuniões para expor os planos, os objetivos, as mudanças que ocorrerão e, acima de tudo, seja transparente na comunicação — explicando como funciona todo o processo de implantação e esclarecendo todas as dúvidas.

Identifique os early adopters

Em toda empresa existem aqueles colaboradores que se mostram mais interessados e dispostos a aceitar as mudanças. Eles são os chamados early adopters e são fundamentais no processo de mudança que ocorre ao implementar uma nova tecnologia.

Afinal, os early adopters possuem maior facilidade de aprender sobre novos assuntos e podem se tornar os “multiplicadores do conhecimento”, disseminando as informações para outros funcionários e ajudando na adaptação à nova rotina.

Mapeie e padronize os processos

Antes de dar início à implantação de uma nova tecnologia para controlar o ciclo do pedido, é necessário avaliar a eficiência e a eficácia dos processos. O mapeamento permite analisar os métodos de trabalho, de ponta a ponta, e identificar quais falhas prejudicam os resultados finais — assim como o que pode ser feito para eliminá-las.

Depois que todas as correções e melhorias são adotadas, é necessário realizar a padronização e a formalização do novo processo, tornando-o de conhecimento de todos os colaboradores. Essa ação ajuda evitar erros na execução e na inclusão e controle dos dados que são inseridos.

Invista em treinamento

Fornecer treinamento para os colaboradores a respeito da forma correta de utilizar um software é outra etapa fundamental para obter sucesso com a automação dos processos. Caso não seja possível treinar toda a equipe, vale a pena apostar em um grupo de pessoas — que podem ser os early adopters — que serão os responsáveis por transmitir esse conhecimento aos outros.

Essa é uma das fases mais delicadas do processo de implantação, visto que, além de ter que trabalhar a resistência de algumas pessoas com relação à mudança, é necessário avaliar e se certificar de que o treinamento oferecido é realmente eficaz.

Para implantar uma tecnologia que ajude a acompanhar o ciclo do pedido de forma eficaz, é preciso planejar todas as etapas, além de tomar cuidado com alguns aspectos que envolvem o antes, durante e depois no processo de adoção.

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